Du kannst Termine in verschiedene Formaten exportieren. CrossEvents unterstützt verschiedene Darstellungen für Webseite oder Druck und Formate für andere Software (JSON, ICS).

Klicke in den Einstellungen auf „Termine exportieren“ und lege einen neuen Export an.

Auf der linken Seite kannst du einstellen wie dein Export aussehen soll. Auf der rechten Seite siehst du die Vorschau deines Exports.
Nach dem Speichern erhältst du einen Permalink zu deinem Kalender.

Termine auf deiner Webseite anzeigen

Die einfachste Möglichkeit Termine aus CrossEvents auf deiner Webseite anzuzeigen ist folgende:
Lege einen neuen Export im gewünschten Design an und klicke auf „speichern“. Nun kopierst du dir den Link deines neuen Exports. Dieser sieht etwa so aus:
https://cross-events.de/l/cal_list/xxxxxx

Nun fügst du folgenden HTML mit deinem Link in deiner Webseite ein und passt die Angaben für Breite und Höhe deinem Webdesign entsprechend an:

<iframe src=“https://cross-events.de/l/cal_list/xxxxx“ width=“640“ height=“1800“ scrolling=“no„></iframe>

Sichtbarkeit

Achte auf die Sichtbarkeit deines Exports! Veröffenltiche keine vertraulichen Daten. CrossEvents erlaubt nicht das Darstellen von Geburtstagen in öffentlichen Exports. Wenn du eine Liste mit Geburtstagen erstellen willst (zum Beispiel für den Druck), dann lege diese Liste mit der aktivierten Option „Nur für angemeldete Nutzer“ an. Dann kann der Kalenderexport nur von angemeldeten Nutzern deines Veranstalters eingesehen werden.

Außerdem solltest du die Sichtbarkeit von Namen der Personen eingrenzen. Du kannst im Export konfigurieren, dass z.B. nur die Vornamen angezeigt werden sollen. Zusätzlich kannst du für jede Person (im Person-Datensatz) einstellen, ob der Name dieser Person öffentlich sichtbar sein soll. Ist die Sichtbarkeit einer Person eingeschränkt, wird deren Name nicht in öffentlichen Kalendern angezeigt.

Du kannst andere Mitarbeiter zu deinem CrossEvents Veranstalter einladen.

Gehe dazu über das Hauptmenu auf Nutzer und klicke auf „neu“. Hier trägst du die E-Mail Adresse des neuen Nutzers ein. An diese E-Mail Adresse wird beim Speichern eine Einladungsmail verschickt, in der ein Link zur Bestätigung der Einladung enthalten ist. Beim Klick auf den Link, gelangt der Nutzer zu CrossEvents, wo er den Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen zustimmen und ein Passwort festlegen muss.

Du kannst optional dem Nutzer-Datensatz noch einen Ort und eine Person zuweisen. Der Ort ist nur für dich, zur Zuordnung deiner Nutzer.

Nutzer-Rollen

Du musst dem Nutzer zwingend eine Rolle zuweisen. Diese schränkt den Zugriff und die Rechte des Nutzers für deinen Veranstalter ein. Überlege gut, was der neue Nutzer sehen und ändern soll!

Gast:
Gäste dürfen nur den Kalender und dessen Termine sehen.

Autor:
Autoren dürfen Terminvorlagen ansehen, aber nicht anlegen oder bearbeiten. Autoren dürfen Personen (eingeschränkt) ansehen und neue anlegen. Desweiteren dürfen Autoren Termine erstellen und selbst erstellte Termine bearbeiten.

Moderator:
Moderatoren dürfen zusätzlich zu den Rechten der Autoren Terminvorlagen und Termine anlegen, bearbeiten und löschen. Außerdem dürfen Moderatoren News, Orte, Räume und Personen verwalten. Ein Moderator darf also alles, außer die Einstellungen und Nutzer deines Veranstalters zu verwalten.

Administrator:
Der Adminstrator ist die höchste Stufe aller Rollen. Er darf deinen Veranstalter verwalten, alle Einstellungen vornehmen, neue Nutzer und Gruppen hinzufügen, alle Daten sehen, ändern und löschen.

Nutzer auf Veranstaltungen einschränken

Du kannst den Zugriff von Nutzern weiter einschränken, indem du einzelnen Terminvorlagen Nutzer oder Nutzergruppen zuweist.
Achtung! Wenn du eine Terminvorlage zu einem Nutzer (oder einer Gruppe) zuweist, dürfen die verbundenen Nutzer nur noch Termine von Terminvorlagen anlegen und bearbeiten, zu denen sie aktiv hinzugefügt wurden.
Ist ein Nutzer keiner Terminvorlage hinzugefügt, so darf dieser alle Terminvorlagen nutzen.

Ausprobieren

Du kannst alle Funktionen selbst testen. Lade dich dazu mit einer anderen E-Mail Adresse selbst ein und nimm die Einladung mit einem anderen Browser oder privatem Browserfenster an. Dann kannst du (als Admistrator) in einem Fenster und z.B. als eingeladener Autor im neuem Fenster alle Einschränkungen testen.

Wenn du mit deinem Veranstalter bereits eine Kalender Software nutzt, wollt ihr sicherlich nicht alle Daten mehrfach eintragen. Auf CrossEvents hast du die Möglichkeit, Termine aus anderen öffentlichen Kalendern zu importieren.

Anforderungen:

Du kannst nur Termine importieren, die ein öffentlicher Kalenderserver im ICS-Format zur Verfügung stellt. Das sind beispielsweise ChurchTools oder Google Kalender.

Einrichtung:

Klicke im Menü Einstellungen auf „Termine importieren“. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du auf der Linken Seite eine Kurzfassung dieser Anleitung findest. Darunter im Formular kannst du den Veranstaltungsort (zur Zeit nur ein Ort wählbar), Import-Typ, die Sichtbarkeit und den ICS-Link zum Kalender eintragen.
Klicke dann auf „laden“.

CrossEvents lädt nun die Termine, die über den ICS-Link gefunden werden. In der rechten, der drei Spalten, erscheint daraufhin das Ergebnis. Wenn keine Fehler beim Zugriff oder der Analyse der Daten auftreten, listed dir CrossEvents alle gefundenen Termine auf. Bisher wurde noch nichts importiert!
Termine sind für CrossEvents Nutzer nur sinnvoll, wenn diese einer Kategorie zugewiesen sind. Je nach Kalenderserver kann CrossEvents Kategorien automatisch zuweisen, meist ist aber noch etwas Handarbeit nötig. Schiebe bei drag-and-drop mit der Maus die Kategorien aus der mittleren Spalte auf die Termine Rechts. Der Termin wird dann „grün“, kann also gespeichert werden. Termine ohne Kategorie werden nicht gespeichert.

Es gibt noch einen wichtigen Unterschied zwischen „einmaligem Import“ und „regelmäßigem Import“:

Beim einmaligen Importieren können die gefundenen Termine als Terminvorlagen oder direkt als Termine gespeichert werden (Symbol rechts neben dem Titel des Termins auswählen). Nach Abschluss des Vorgangs bleibt die Konfiguration zum Import gespeichert.

Beim regelmäßigen Import werden die gefundenen Termine direkt in CrossEvents als Termine gespeichert. CrossEvents prüft regelmäßig, ob sich Termine im ICS-Link (Kalenderserver) ändern, ob neue hinzu kommen oder gelöscht werden. Die Änderungen werden in CrossEvents automatisch übernommen.

Generell gilt: CrossEvents speichert die Termine, die du importierst zwischen, um diese schneller ausliefern zu können und damit du mehr Informationen (z.B. Bilder oder Verantwortlichkeiten) hinterlegen kannst.
Änderungen, die du auf CrossEvents vornimmst können nicht zu deinem Kalenderserver übertragen werden.

Im Kalender kannst du Termine anlegen. Klicke auf einen Tag um einen neuen Termin anzulegen.

Du kannst eine deiner Terminvorlagen wählen. Das ist für widerkehrende Termine sinnvoll und spart Zeit. Siehe Terminvorlagen.

Die meisten Felder sollten selbsterklärend sein, hier ein paar Hinweise zu den „komplexeren“:

• Veranstaltungskategorien sind wichtig, um anderen CrossEvents Nutzern bei der Suche nach deinen Terminen zu helfen.
• Du kannst eine extra Internetadresse für diesen Termin hinterlegen. Der Link wird dann in den öffentlichen Kalendern hinterlegt, sodass ein Klick auf den Termin nicht zu deinem Veranstalter (Standard), sondern direkt zu dieser Webseite weitergeleitet wird.
• Statistik. Hier kannst du eine Besucherzahl hinterlegen. Künftig kannst du dir in CrossEvents dann Statistiken zu deinen Veranstaltungen anzeigen lassen.
• Veranstaltungsort / Adresse. Wähle einen vorher definierten Veranstaltungsort oder einmalig eine neue Adresse. Wenn du beides angibst, wird die Adresse für die Anzeige genutzt. Wenn du keinen Veranstaltungsort angibst, wird dein Termin nicht öffentlich auf CrossEvents angezeigt, da er keiner Region zugeordnet werden kann.
• Sichtbarkeit: siehe Erklärung in Terminvorlagen.

Für wiederkehrende Veranstaltungen solltest du Terminvorlagen anlegen, das spart dir eine Menge Arbeit!

Du kannst in der Terminvorlage Standardwerte für Termine bestimmen.
Die meisten Felder sollten selbsterklärend sein.

Veranstaltungskategorie

Es ist wichtig deiner Veranstaltung eine Kategorie zuzuweisen. Potentielle Besucher deiner Veranstaltung können diese dann besser finden. Bsp: Du hast ein Konzert mit dem Namen „ChurchJazz“, dann kann dieses in der Kategorie „Musik“ von allen gefunden werden, die sich für Musikveranstaltungen interessieren.

Bild

Zur Zeit können zu Veranstaltungen ausschließlich Bilder via Unsplash hinzugefügt werden.
Das gute bei Unsplash ist, dass du dir über Bildrechte keine Gedanken machen musst!

Regeln

Mit den Regeln kannst du wiederkehrende Veranstaltungen definieren. Wann soll der erste und letzte Termin erzeugt werden, an welchen Wochen, Wochentagen, Tageszeiten, wer ist der Referent. Wenn du alle Felder ausfüllst, werden automatisch Termine anhand deiner Regel erzeugt.

Wie weit im Voraus, kannst du in den Einstellungen zu deinem Veranstalter definieren. Wählst du hier zum „1 Monat“, werden die Veranstaltungen für den folgenden Monat erzeugt. Dieser Prozess wird immer Freitag Vormittag angestoßen. Es kann also etwas dauern, bis deine Änderungen sichtbar werden.

Wenn du es eilig hast, kannst du (als Admin) die Erzeugung im Einstellungen-Menu manuell anstoßen.
Es werden nur neue Termine angelegt, wenn am berechneten Tag noch kein Termin dieser Vorlage vorhanden ist. Außerdem werden bestehende NICHT Termine geändert. Das bedeutet, dass du einzelne Termine ganz individuell anpassen (z.B. an einen anderen Ort zu einer anderer Zeit verlegen) kannst.

Hier noch ein Hinweis zu den Wochenregeln am Beispiel Dezember 2018. 01.12.18 ist ein Samstag:
2. Woche des Monats – meint, dass zum Beispiel Freitag der 7. Dezember in der 2. Woche im Dezember liegt.
2. Wochentag des Monats – meint, dass Freitag der 14. Dezember der 2. Freitag im Dezember ist.

Darstellungsoptionen

Hier verstecken sich ein wichtiges Auswahlfeld: Sichtbarkeit. Wenn deine Terminvorlage inaktiv ist, wird sie nicht im Kalender angezeigt und es werden keine Termine generiert! Du kannst Termine hier nur für angemeldete CrossEvents Nutzer, zusätzlich in eigenen Export Ansichten oder für Alle sichtbar festlegen. Nur wenn du die Sichtbarkeit auf „öffentlich“ stellst, werden die Termine auch Regional auf CrossEvents (z.B. hier für Erfurt ) veröffentlicht.

Zusätzliche Felder

Hier kannst du beliebig Zusatzfelder definieren. Willst du zum Beispiel Verantwortliche für Musik bestimmen, schreibe als Bezeichnung „Musiker“ und wähle „Verknüpfung Personen“. Du kannst dann in den Terminen Personen als Musiker zuweisen.